(2018年中山市十五届24次市政府常务会议审议通过,根据2020年9月3日中山市十五届108次市政府常务会议审议通过的《中山市人民政府关于修改〈中山市城乡建设档案管理办法〉的决定》修正)

第一章总 则

第一条为加强城乡建设档案管理,充分发挥城乡建设档案在城乡规划建设及其管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《科学技术档案工作条例》《建设工程质量管理条例》《广东省档案条例》等有关法律法规,结合本市实际,制定本办法。

第二条本市行政区域范围内城乡建设档案的管理,适用本办法。

本办法所称城乡建设档案,是指在城乡规划建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的以纸质电子等各种载体形式呈现的文字图表声像等记录。

第三条中山市城乡建设档案工作实行统一领导统一标准集中管理的原则,确保城乡建设档案的完整准确安全和有效利用。

第四条市自然资源档案馆(市城乡建设档案馆),是市城乡建设档案管理机构,由市自然资源主管部门领导,业务上受市档案行政管理部门指导和监督。市城乡建设档案管理机构具体负责以下工作:

(一)会同市档案行政管理部门及水行政交通运输等相关主管部门,制定并组织实施城乡建设档案事业发展规划,草拟本市城乡建设档案管理制度,确定城乡建设档案集中管理范围和技术标准;

(二)负责接收收集整理保管本市行政区域内产生的应当进行永久长期保存的城乡建设档案;

(三)收集征集保管有地方特色的各门类城乡建设档案资料,不断丰富馆藏;

(四)对馆藏档案资料进行系统科学管理,开发城乡建设档案资源,开展城乡建设档案编纂研究开发利用和咨询工作,为城乡规划建设及其管理工作提供服务;

(五)指导镇人民政府(管理委员会街道办事处)城乡建设档案管理工作,负责职责范围内的业务指导及培训工作;

(六)配合市档案行政管理部门对镇人民政府(管理委员会街道办事处)和其他有关单位城乡建设档案工作进行监督检查。

第五条镇人民政府(管理委员会街道办事处)应当加强对本镇区城乡建设档案工作的领导,指定有关机构负责本镇区城乡建设档案管理工作。

住房城乡建设水行政交通运输等主管部门应当按照建设工程质量管理规定,加强本系统城乡建设档案的监督管理收集保管工作。

第六条本市各类建筑物构筑物地下地上管线的建设使用或者维护单位,应当指定专职机构和人员负责本单位的城乡建设档案收集和保管工作。

第七条各类城乡建设档案的收集归档整理的规范标准和要求,按照国家有关规定执行。

建设单位和勘察设计施工监理单位对建设工程档案的真实性准确性负责。建设工程档案涉及的文件内容和签字盖章,应当符合国家有关工程勘察设计施工监理等方面技术标准和技术规范的要求。

对国家规定应当立卷归档的材料,经办人员必须按照规定,定期向本单位的档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第二章城乡建设档案的报送与接收

第八条市城乡建设档案管理机构接收和管理下列档案:

(一)各类城乡建设工程档案

1.工业民用建筑工程;

2.市政基础设施工程;

3.公用基础设施工程;

4.交通基础设施工程;

5.园林风景名胜工程;

6.环境保护工程;

7.城市防洪水利抗震人防工程;

8.包括地下管线在内的各类地下空间建设工程;

9.军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

(二)城乡规划城市更新勘察设计施工监理园林风景名胜环卫市政公用房地产人防等建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。

(三)有关城乡规划建设及其管理的方针政策法规规章计划方面的文件科学研究成果以及城市历史自然技术经济等方面的基础资料。

(四)城市古旧地图历史建筑构件等珍贵档案。

(五)其他具有保存价值的城乡建设档案。

第九条自然资源城市更新主管部门在建设工程规划许可环节应当向建设单位发送《建设工程档案报送责任通知书》,明确建设工程档案报送责任和内容。

建设单位应当从工程立项起,向勘察设计施工和监理单位提出建设工程纸质档案声像档案电子档案等的编制报送要求,做到建设工程档案材料的收集编制与工程进度同步,保证建设工程档案材料的完整。

市城乡建设档案管理机构应当对建设工程档案工作提供必要的咨询服务,开展建设工程档案业务指导与检查,确保相关单位收集编制符合国家标准的建设工程档案。

第十条列入市城乡建设档案管理机构档案接收范围的工程,市城乡建设档案管理机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案提出意见。

第十一条建设单位应当在工程竣工验收合格之日起六个月内,向市城乡建设档案管理机构报送一套符合规定的工程档案。

市城乡建设档案管理机构应当对报送的工程档案进行审核,对符合接收要求的,出具接收文件;不符合接收要求的,应当限期整改。

停建缓建工程的档案,建设单位应当妥善保管,或者委托市城乡建设档案管理机构代为保管。

每项建设工程应当至少编制两套档案,一套移交市城乡建设档案管理机构保存,一套由建设单位保管使用。建设单位应当按照有关规定合同约定,向有关部门和单位提供档案或者档案复印件。

第十二条向市城乡建设档案管理机构报送的城乡建设档案,应当符合下列要求:

(一)水利工程公路和水运建设工程档案材料,按照《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822)》《电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T 18894)》以及相关行业规范整理立卷;

(二)其他建设工程档案材料,按照《建设工程文件归档规范(GB/T 50328)》《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T 117)》等相关行业规范整理立卷;

(三)档案材料原则上是原件,法律法规规章及上级文件对归档材料另有规定的除外。

建设单位在报送档案时,应当将按照有关规定形成的图表声像等纸质电子和其他载体形式的档案,统一报送市城乡建设档案管理机构。

第十三条新建扩建改建的地下管线工程,在工程覆土前,建设单位应当委托具有相应资质的工程测绘单位进行竣工测绘,形成准确的竣工测绘数据文件和管线工程测量图,并符合相关技术标准和城乡建设档案管理要求。

管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据,根据市城乡建设档案管理机构提供的建设区域周边地下管线现状图进行绘制,做好与现状管线的接边绘制工作,并按相关要求编制成果表和成果入库电子文件。

负责地下管线普查和补测补绘的单位,应当在普查测绘结束后六个月内向市城乡建设档案管理机构报送地下管线普查和补测补绘档案。

地下管线专业管理单位应当每年向市城乡建设档案管理机构移交更改报废漏测部分的管线现状图和资料。

第十四条城乡规划城市更新园林风景名胜环卫市政公用房地产人防等建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案,具有永久保存价值的,在档案形成后五年内,按本办法规定向市城乡建设档案管理机构移交;具有长期保存价值的,由市城乡建设档案管理机构根据城乡建设的需要选择接收。

第十五条对改建扩建和建筑物重要部位维修的工程,建设单位应当组织设计施工单位据实修改补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的,应当按照本办法做好建设工程档案的收集归档整理和报送工作。

第三章城乡建设档案的保管与利用

第十六条市城乡建设档案保管使用单位应当建立健全城乡建设档案保管利用工作制度,严格执行国家保密法律法规及其他保密规定,严防城乡建设档案散失和泄密。

第十七条市城乡建设档案馆库建设应当符合国家有关标准。库房应当达到防盗防火防震防雷防水防潮防高温防霉防虫防光和防污染的要求,采用先进技术和设备,确保档案的安全。

档案保管单位对破损变质的档案,应当及时采取保护补救措施;对重要的城乡建设档案应当复制副本,分别保管。

第十八条市城乡建设档案管理机构应当加强信息化建设,按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定,建立符合国家电子文件管理及归档功能要求的信息系统,配备现代化的监控声像存放等设备,采用数字化信息管理技术,整合城乡建设档案信息资源,形成城乡建设档案信息网络。

市城乡建设档案管理机构应当使城乡建设档案信息管理系统与市综合档案馆信息系统互联互通,实现档案信息共享,依法为社会提供服务,并对档案管理采取以下措施:

(一)对需要永久保存的城乡建设档案采取现代化技术手段备份保存,对电子介质形式的城乡建设档案进行异地备份保存;

(二)电子声像档案的存放,应符合信息安全要求,具备载体存放环境;

(三)建立城乡建设档案资料信息库目录库,汇编城乡建设档案综合信息。

市城乡建设档案管理机构应当就城乡建设档案信息化管理事项制定工作机制明确工作措施,鼓励促进建设单位应用统一高效的城乡建设档案信息系统管理本单位的建设工程档案,逐步实现电子档案材料在线采集归档移交保管和利用。

第十九条市城乡建设档案管理机构在档案利用时,应当逐步以缩微品复制件或电子档案等形式代替原件提供利用。

对重要珍贵档案应当以复制件或电子档案等形式代替原件提供利用。

载有城乡建设档案管理机构印章标记的档案复制件同档案原件具有同等效力。

第二十条城乡建设档案的鉴定销毁应当遵守有关法律法规的规定,禁止擅自销毁城乡建设档案。

销毁的城乡建设档案,应当造具清册,经单位领导审定后,报上级主管机关备案。

销毁城乡建设档案,应当指定监销人,防止泄密。

第二十一条中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证身份证等合法证明,可以利用已开放的城乡建设档案。

外国人或者外国组织利用已开放的城乡建设档案,须经中国有关主管部门介绍以及市城乡建设档案管理机构同意。

利用未开放的城乡建设档案,按照国家有关规定执行。

第二十二条向市城乡建设档案管理机构移交捐赠寄存城乡建设档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权。

捐赠寄存档案的单位和个人可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,其合法权益受法律保护。

第二十三条新建扩建改建的各类建设工程,建设单位应当及时充分地利用城乡建设档案,查清地下管线情况,保障建设项目的设计和施工质量,防止各类损害事故的发生。

施工单位在施工中发现未建档的地下管线,应当及时通过建设单位向自然资源城市更新主管部门报告,由自然资源城市更新主管部门责令并协助用地产权单位查明管线性质,责令管线产权单位进行补测并向市城乡建设档案管理机构报送有关档案。

第二十四条禁止出卖属于国家所有的城乡建设档案。

国有企业事业单位资产转让时,转让有关城乡建设档案按照国家有关规定办理。

城乡建设档案复制件的交换转让和出卖,按照国家有关规定办理。

第二十五条鼓励单位和个人向市城乡建设档案管理机构捐赠寄存与城乡建设有关的档案资料。捐赠档案经专家鉴定具有历史收藏价值的,按有关规定给予捐赠人奖励。

第二十六条经市政府同意,市城乡建设档案管理机构可以根据实际需要和库容条件收集本办法实施前已建成的建设项目的档案及有关资料,各有关单位有责任收集整理并根据法律法规及有关规定进行报送。

第四章其他规定

第二十七条属于市水行政主管部门管理的水利建设工程,其档案在报送市城乡建设档案管理机构前的收集归档整理等工作,由市水行政主管部门按照有关规定和标准实施监督管理。

属于市交通运输主管部门管理的公路建设水运建设工程,其档案在报送市城乡建设档案管理机构前的收集归档整理等工作,由市交通运输主管部门按照有关规定和标准实施监督管理。

市水行政主管部门交通运输主管部门根据法律法规规章和上级文件规定,对本部门管理的建设工程档案进行验收后,建设单位直接按照本办法第十一条规定向市城乡建设档案管理机构报送档案。

第二十八条属于市重大建设项目的档案,由市档案行政管理部门和有关主管部门按照国家有关规定和标准对项目档案进行专项验收。验收内容与本办法第十条涉及内容重合的,应当与城乡建设档案管理机构意见进行衔接,避免不同标准和重复验收对重大建设项目造成影响。

市投资主管部门和有关主管部门应当支持和配合档案行政管理部门加强重大建设项目档案监管工作。市投资主管部门应当将年度重大建设项目计划抄送市档案行政管理部门和市自然资源主管部门。

第二十九条违反城乡建设档案管理相关规定的行为,由有关部门依照相关规定处理。

第五章附 则

第三十条本办法自2018年4月1日起施行。2002年2月中山市人民政府发布的《中山市城市建设档案管理办法》(中府[2002]30号)同时废止。